С 01 января 2020 года в России введена электронная трудовая книжка – новый формат хорошо знакомого всем работающим россиянам документа. Цифровая трудовая книжка обеспечивает постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям откроет новые возможности кадрового учета.
Работодатель:
- в течение 2020 года обеспечивает принятие или изменение (при необходимости) локальных нормативных актов, внесение изменений (при необходимости) в коллективные договоры, связанные с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
- по 31 октября 2020 года включительно уведомляет каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве сделать выбор между продолжением ведения бумажной трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации или предоставлением ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.
Работник:
- по 31 декабря 2020 года включительно подает работодателю письменное заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации или предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации. Если работник не подал ни одного из указанных заявлений, работодатель продолжает вести его трудовую книжку в бумажном виде. Таким образом, переход на формирование сведений о трудовой деятельности только в электронном виде для гражданина осуществляется исключительно добровольно путем подачи соответствующего заявления;
- имеет право перейти на ведение трудовой книжки только в электронном виде, в случае, если им первоначально было выбрано ведение трудовой книжки в бумажном виде. После выбора электронного варианта вернуться к ведению трудовой книжки в бумажном виде будет невозможно.
Работникам, впервые поступающим на работу после 31 декабря 2020 года, формирование сведений о трудовой деятельности осуществляется в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации, то есть только в электронном виде. Бумажные трудовые книжки на указанных лиц не оформляются.
Работодатель:
- выдает на руки трудовую книжку работнику, выбравшему ведение трудовой книжки только в электронном виде, и освобождается от ответственности за её ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в неё вносится соответствующая запись. Ответственность за дальнейшее хранение возлагается на работника. Так как сведения в электронную трудовую книжку будут вноситься только с 2020 года, периоды трудовой деятельности до 2020 года подтверждаются бумажной трудовой книжкой, поэтому работнику необходимо подойти ответственно к хранению своей трудовой книжки;
- представляет сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд на всех работников, независимо от их выбора варианта ведения трудовой книжки.
Постановлением Правительства РФ от 26.04.2020 № 590 «Об особенностях порядка и сроках представления страхователями в территориальные органы пенсионного фонда Российской Федерации сведений о трудовой деятельности зарегистрированных лиц» установлены новые сроки представления в Пенсионный фонд сведений о трудовой деятельности:
- с 26 апреля 2020 года информация о приеме на работу или увольнении должна передаваться в территориальные органы ПФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа или распоряжения.
- в случае других кадровых изменений, например перевода сотрудника на новую должность, или при выборе работником формы трудовой книжки, сохраняются прежние сроки представления отчетности, то есть не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.
Преимущества ЭТК:
- Сохранность персональных данных в информационной системе ПФР и возможность работника в любое время ознакомиться с его сведениями о трудовой деятельности;
- Снижение издержек работника и работодателя при трудоустройстве за счет удобства и скорости получения информации;
- Дополнительные возможности трудоустройства для удаленных работников за счет простоты взаимодействия с работодателем;
- При обращении за государственными и муниципальными услугами гражданин освобождается от обязанности предоставлять сведения о трудовой деятельности.